5 S – Пет стъпки към организиране на работното място
Всички искаме работните места да са чисти и подредени, операторите да не губят време да издирват ключове за настройка, техниците да намират за минимално време нужните им части и инструменти, цехът да изглежда спретнат и пр. Ежедневието обаче ни сблъсква с
противоположното състояние – хаос, мръсотия, неподреденост. Това зависи поне от две неща – от наличието на система и от дисциплината на хората.
От една страна сме забелязали, че по нашите географски ширини сме склонни в работата да си спестяваме „излишните“ усилия да подреждаме и чистим. Някак по-леко е, ако след като си свършил не леката работа по пренастройка на машината да захвърлиш ключа в купа с инструменти, дори и след това на колегата след теб да му се наложи да го издирва. Или да пропуснеш почистването на работното място, особено ако това е масова практика. Подобни примери – много. Поведението на неглижиране първоначално оставя впечатление на лоша дисциплина.
От друга страна с едно по-старателно вглеждане в работната среда обикновено установяваме цялостна или частична липса на прости и видими методи за организация, подреждане поддържане на чистота. И то методи, които са детайлизирани до всеки един предмет, така че да е ясно как да се ползва и връща. 5 S цели именно това – създаването на система която лесно да се следва от хората.
Какво е 5 S?
Накратко 5 S е система, в която чрез различни практични методи, приложени с екипни усилия от хората се поддръжат подредни и чисти работните места, участъци и цехове. 
Добрата подредба в цеха сама по себе си е условие за ефективност на процесите, тъй като спестява време на операторите. От друга страна тя е и барометър на качеството: по това как се отнасят работниците към инструментите, които ползват, как поддържат чистотата на работните си места може да съдим за отношението им към самата работа и към качеството. Обобщено 5 S ни дава цялостна оценка на ангажираността на работниците и мениджмънта към фирмата и нейното състояние.
5S са 5 японски думи започващи с S, които превеждаме по следния начин:
- 1. Seiri – Сортиране
- 2. Seiton – Системно подреждане
- 3. Seiso – Сияйна чистота
- 4. Seiketsu – Стандартизиране
- 5. Shitsuke – Самодисциплина
1S – „Сортиране“ е стъпка, която изисква на работното място да има само нужните предмети. Когато започваме внедряване на 5S първо трябва да ги сортираме – нужни и ненужни. Дефакто това означава да се докоснем до всеки един предмет в работното пространство и да го оценим като необходим или не. Често в ежедневието ден след ден сме склонни да трупаме неща, които „все някога ще потрябват“, докато вече не е ясно кои са най-спешните и нужни. След прилагането на методите в 1 S работната среда се „олекотява“ от ненужни предмети, става по ясна за откриване на проблеми и прилагане на подобрения.
2S означава „Системно подреждане“, т.е. в него се включват 2 неща – система и подреждане. Много често в работата си правим само първото – подреждане – на предметите, което означава, че ги поставяме в определен ред, последователност и пр. Но това се оказва недостатъчно. След кратко време отново ги откриваме в хаос. Причината за това е, че не сме създали система. Методите в 2 S ни помагат подредбата да е такава, че и външен човек за цеха да може да се ориентира кое къде се оставя, откъде може да премине, има ли липсващи предмети, има ли презапасяване и пр.
След 1S и 2S цеха трябва да изглежда като добре организиран терминал на летище – всичко да е добре означено, визуализирано, да няма ненужни предмети и пр.
Следващата спътка е 3S – „Сияйна чистота“. Тя не се ограничава с дейностите по отстраняване на мръсотията, а изисква докато почистваме да огледжаме работните места за проблеми и аномалии и да ги коригираме. Т.е. 3S представлява почистване с цел инспектиране. Изисква да си задаваме въпроси като: „откъде идва теча?“, „как мога да предотвратя мръсотията?“, „къде сме забравили липсващите 4 ключа?“, „защо се получава натрупване на този материал?“ и пр. 3S ни помага да поддържаме предходните 1S и 2S. Тук може да стигнем и до разработване на графици за почистване и разпределяне на зони.
4S е „Стандартизация“. Няма да има смисъл и завършеност на една система, ако тя не се разбира и прилага по един и същи начин от всички хора. Методите в 4S ни помагат точно за това – да развием предходните стъпки по едни и същи начин за всички работни места в цялата фирма. Също да създадем правила за тях и те да станат част от ежедневната работа.
Петата стъпка в 5S се нарича “Самодисциплина“. Това е стъпката, която се прилага последна и е в пряка зависимост от прилагането на предходните една по една. Това за България се окзава трудно разбираемо – почти винаги се сблъскваме с мнението „дисциплината трябва да е в началото, защото нищо друго няма да може да се постигне“. Вероятно до голяма степен е така. Но трудно можем да очакваме от хората дисциплина на подреждане на иструменти например, ако преди това нямаме добра 2S – системна подредба (напр. с табло за инструменти). А как да създадем системна подредба, ако сме затрупани с много ненужни предмети и не сме сортирали кои са нужни (1S)?
Обобщено това означава, че стъпките в 5S са изградени логически и последователно. Правилното следване на системата води до така желаните цели – чисти и подредени работни места, удобна и приятна за работа среда.
По-долу можете да видите плакат за 5S разработен по наша идея, с който представяме 5-те стъпки.
